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Una única forma de trabajo compartida en Heijmans

Heijmans, una importante empresa europea de servicios de construcción con sede en los Paises Bajos, casi ha terminado de hacer que el entorno ERP de la empresa sea más uniforme, gracias a la migración de SAP BPC de la versión Microsoft a Netweaver y la integración con SAP ECC. Ahora pueden informar con más detalle mensualmente, directamente desde el libro mayor hasta la consolidación.
Wietse Mol, Kees Leenders y Robin Whelan

La actualización y migración de SAP BPC de la versión Microsoft a Netweaver encaja en un programa SAP más amplio en Heijmans. “Nuestro programa SAP tiene como objetivo mejorar el control y aumentar la eficiencia”, dice Kees Leenders, el Administrador de Programas de SAP en Heijmans.

“Somos una organización muy diversa”, dice Robin Whelan, especialista en contabilidad e informes en Heijmans. “Hay proyectos a gran y pequeña escala, así como negocios recurrentes. Todos estos procesos deben incluirse en los nuevos modelos estandarizados “.

De un modelo de accionistas a la centralización

La diversidad surgió en la década de 1990. “Heijmans creció sustancialmente en ese momento”, dice Kees. “Asumimos muchas compañías, que tenían sus propios sistemas. Anteriormente teníamos un modelo de negocio más descentralizado, pero ahora queremos un mayor control central y trabajar de una manera única y compartida”.

La estandarización que la organización está buscando tendrá un gran efecto en los procesos de consolidación. “Todo se une en BPC. Eso significa que al actualizar BPC, por definición, estás tratando con todos los flujos de negocio dentro del grupo “, dice Wietse Mol de Swap Support. Durante años Heijmans a confiado en Swap Support para que ayude con el soporte de su aplicación SAP BPC.

La subcontratación es una forma de gestión de riesgos. Supongamos que solo tiene una persona interna con este conocimiento y lo pierde.

Robin Whelan

Evitando riesgos

La subcontratación del soporte de la aplicación de consolidación funciona bien para Heijmans. “Es una forma de gestión de riesgos”, dice Robin. “Supongamos que solo tiene una persona interna con este conocimiento y lo pierde. Queremos que este conocimiento esté garantizado de manera óptima y es algo de lo que no queremos preocuparnos “.

“La colaboración con Swap Support es muy buena, son una de las mejores compañías del mercado”, dice Kees. “Ya han demostrado en el pasado que pueden manejar bien este tipo de proyectos. No había forma de que quisiera a nadie más que Swap Support para este proyecto “. Robin dice:” Se necesita un socio que entienda tanto los negocios como las finanzas, pero también uno que pueda moverse rápidamente si se encuentra con problemas técnicos en el proyecto. Cuando eso sucede, Swap Support no entra en pánico, simplemente se ponen manos a la obra “.

Además de resolver problemas y actualizar la aplicación, Swap Support también ayuda a que los procesos sean cada vez más eficientes. “Antes, teníamos que pasar de dos a tres días cada trimestre revisando todos los diseños de informes estándar para confirmar que todas las cifras eran correctas”, dice Robin. “Swap Support ha automatizado completamente este proceso, lo que nos ahorra mucho tiempo”. También hace que los procesos de soporte sean cada vez más eficientes. “Después de siete años de soporte, solo se necesita el 25% del contrato original”, dice Wietse.

Actualización durante el cambio SAP ECC

La actualización de SAP BPC se está realizando a la vez que la transición de SAP ECC, siendo el enlace a SAP ECC un objetivo importante de la actualización. “Algunas unidades de negocios ya habían cambiado a ECC, otras no. Además, algunos flujos operacionales aún tenían que transferirse al nuevo plan uniforme de cuentas “, dice Kees.

Para soportar adecuadamente los flujos operacionales más las 200 entidades legales durante la transición a SAP ECC, se construyeron diferentes variantes del modelo. Robin dice: “Desarrollamos tres modelos diferentes; uno para la entrada manual, otro con una interfaz que se mapeó en el plan de cuentas del sistema de origen local y un tercero con una interfaz directa a través de ECC. “” A medida que avanza la implementación de ECC, la complejidad disminuye “, dice Wietse. “Luego puedes eliminar estos modelos adicionales”.

 

De Microsoft a Netweaver y HANA

Además del cambio de Microsoft a Netweaver, Heijmans está dando un paso más, a HANA Enterprise Cloud (HEC), la última plataforma tecnológica. “Eso se ajusta a la estrategia ‘cloud unless’ de Heijmans”, explica Kees. El cambio a HANA proporciona un gran beneficio de rendimiento.

“No tanto cuando hago informes, eso es casi tan rápido como antes de cambiar a HANA”, dice Robin. “Sin embargo, puedes hacer más secciones transversales y profundizar en la información”. “Los informes son igual de rápidos, pero hay ocho veces más datos”, añade Wietse.

Estamos reportando más rápido, con más transparencia y menos riesgo de cometer errores

Kees Leenders

Kees y Robin son optimistas acerca de la nueva solución de consolidación. “Ahora podemos consolidar 200 entidades dentro de la aplicación, mientras que anteriormente, por razones de rendimiento, necesitábamos un paso intermedio de 30 a 40 consolidaciones previas en Excel”, dice Kees. “Estamos reportando más rápido, con más transparencia y menos riesgo de cometer errores”. El enlace al libro mayor ciertamente ayuda. “Hemos ganado unos días en el tiempo de entrega; copiar datos manualmente llevaba mucho tiempo “.

La integración con SAP ECC también ofrece beneficios para los usuarios. “Pudimos devolver algo a los usuarios finales”, dice Wietse. “La consolidación a menudo se siente como una obligación; los usuarios introducen datos que ya conocen. La integración entre el libro mayor y la consolidación hace la vida más fácil para los usuarios “.

Más cerca de los proyectos

La actualización también ayuda a lograr el cumplimiento de las NIIF. “Las reglas de consolidación cambiaron hace unos años con la introducción de la NIIF 11, por lo que ahora consolidamos de dos maneras diferentes”, dice Robin. “Para informar a los bancos, incluimos las entidades en su totalidad, pero para otros informes externos e informes internos no lo hacemos. Ahora podemos cargar datos para todas las entidades y luego consolidarlos de dos maneras. “” Crea opciones para informar mensualmente y en mayor detalle “, dice Kees en conclusión,” y eso nos permite vigilar aún más de cerca nuestros proyectos “.

 

Internet de las Cosas

Heijmans no solo está utilizando los últimos desarrollos tecnológicos para sus procesos internos. La organización también utiliza el Internet de las cosas para su negocio, monitoreando valores medidos para los contratos de mantenimiento a través de sensores. Estas mediciones se recopilan a través de la nube, después los reemplazos, el mantenimiento o la limpieza se programan automáticamente.

La preocupación en la construcción también está comenzando a ingresar muchos más datos en la fuente. Un mecánico ingresa a las actividades laborales de forma digital, lo que inmediatamente desencadena la creación de una factura e incluye el trabajo en el sistema fuente. Anteriormente, tres personas trabajaban en una orden de papeleo; tenía que ser llenado, ingresado y facturado.

Texto: Danielle Gruijs
Fotografía: Kees-Jan Bakker Fotografie