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Planificación en la nube con Global Collect

GlobalCollect es el proveedor de servicios de pago con más conocimiento del mundo. Para ofrecer a los agentes de ventas de todo el mundo un acceso seguro a datos valiosos, la organización implementó una solución en la nube para la elaboración de presupuestos y la previsión de ventas.
De izquierda a derecha: Eelco Bilstra, Yingyi Zhu, Bas Jansen, Mark van den Berg y Alex Essens

Mediante la implementación de una nueva herramienta para la elaboración de presupuestos y previsión de ventas, GlobalCollect quería mejorar la flexibilidad y agregar valor a los procesos proporcionando un acceso global. “La razón para implementar una nueva herramienta para la elaboración de presupuestos y previsión de ventas fue doble. Antes que nada, queríamos mejorar nuestro proceso presupuestario y hacerlo más preciso y eficiente. La razón principal, sin embargo, fue que queríamos encontrar, para nuestro equipo de ventas, una solución global y segura  para la previsión de ventas”, dice Alex Essens, Vicepresidente de Planificación y Control Comercial en GlobalCollect.

“Las previsiones de ventas contienen mucha información sensible, que queremos proteger. Para evitar fugas y exposición de datos valiosos, tuvimos que limitar la distribución y el acceso a nuestros archivos. Se necesitaba una solución segura y global para compartir información confidencial”.

Usando la nube

GlobalCollect seleccionó IBM Cognos TM1 como su nueva herramienta de elaboración de presupuestos y previsión de ventas. Para garantizar un acceso global seguro, la aplicación se adaptó para estar basada en la nube. Este enfoque fue único, ya que esta fue una de las primeras implementaciones en los Países Bajos que usa TM1 en una solución de ‘Plataforma como servicio’ (PaaS). “En ese momento, TM1 era una aplicación que tenías que comprar e instalar en tu propio entorno IT. Sin embargo, creamos una plataforma en la que TM1 puede ser usada como un servicio seguro fuera de la empresa “, dice Bas Jansen, de Finext Performance Management, consultor principal durante la implementación de la herramienta de planificación.

Para crear el nuevo entorno en la nube, Finext trabajó en estrecha colaboración con su empresa hermana Swap Support. “Juntos, combinamos la diversidad de experiencia en infraestructura, plataforma y software de aplicación necesarios para crear una solución de planificación completa en la nube. Finext implementó el nuevo modelo de aplicación utilizando el entorno de solución en la nube creado por Swap Support. También se encargan del hosting, el soporte funcional y técnico “.

Queríamos darle a los agentes de ventas de todo el mundo acceso a su parte, con una buena estructura de seguridad.

Alex Essens, GlobalCollect

“Todos los datos ya estaban recopilados y almacenados en un solo lugar; aquí en nuestra sede en Hoofddorp “, dice Mark van den Berg, controlador comercial de GlobalCollect y desarrollador del modelo de ventas. Él es responsable del proceso de recopilación de datos de ventas y del modelo de ventas. “Queríamos brindar a los vendedores de todo el mundo acceso a su parte, con una buena estructura de seguridad. Usar TM1 en la nube permite esto “.

TM1 en una solución PaaS

Utilizar IBM Cognos TM1 como una solución PaaS (Plataforma como servicio) para la elaboración de presupuestos y la previsión  de ventas tiene ventajas adicionales. “En primer lugar, hay un componente de precio”, dice Alex. “La solución PaaS ofrece una tarifa estable”, dice Eelco Bilstra, de Finext Improvement, gerente de proyectos durante la implementación del nuevo proceso de previsión de ventas. “Hay una tarifa mensual fija para licencias, hosting, soporte técnico y una cantidad de usuarios”.

Además, al usar la solución en la nube, GlobalCollect no tiene que invertir en hardware en las instalaciones. “Ya no somos completamente dependientes del IT. De hecho, nuestro departamento IT apenas participa. Esto nos da una flexibilidad óptima.” “Tenemos control directo “, confirma Mark. “Sabemos lo que tiene que hacer la aplicación, podemos aplicar los cambios nosotros mismos siempre que sea necesario”. Swap Support asiste con el soporte técnico y funcional de las aplicaciones. “Siempre que los necesito, llamo al service desk de Swap Support”, dice Mark.

Acceso global seguro

La nueva solución fue testada a conciencia. “Como proveedor de servicios de pago, la seguridad y la protección de datos son muy importantes para nosotros”, explica Yingyi Zhu, controlador comercial de GlobalCollect, uno de los superusuarios de la aplicación que se centra en el modelo presupuestario. “Nuestros niveles de seguridad son muy altos; queríamos garantizar la misma seguridad para el acceso remoto que para los sistemas in situ “.

“Es muy seguro”, dice Mark. “El acceso global seguro que requerimos está garantizado por múltiples jerarquías dependiendo de las responsabilidades. Esto implicó la instalación de varias capas de seguridad en la aplicación y en la plataforma en la nube. “Además, TM1 está integrado con las bases de datos de BI. “Esto permite un acceso fácil y seguro a datos más detallados siempre que sea necesario”.

Flexible y confiable

GlobalCollect esta contento con los resultados del nuevo proceso de elaboración de presupuestos y previsión de ventas. “Logramos nuestros objetivos comerciales e incluso los superamos en ventas”, dice Alex. “La herramienta de presupuestación es más flexible y mucho más fácil de mantener. Antes, nos llevaba mucho tiempo corregir el presupuesto si algo salía mal “. “La nueva aplicación garantiza que los datos sean mucho más fiables. Esto permite que GlobalCollect se centre en el presupuesto o el proceso de previsión de ventas sin distraerse con problemas funcionales o técnicos “, dice Eelco.

Ten el conocimiento de primera línea 'en casa', y la plataforma, el soporte técnico y funcional fuera.

Alex Essens, GlobalCollect

 

Los usuarios de todo el mundo también están contentos. “En todo el mundo, tenemos un número creciente de directores de desarrollo de negocio y directores contables que utilizan las previsiones de ventas, los cálculos de bonificaciones y los informes de resultados”, dice Yingyi. “Utilizan la herramienta a diario para poder monitorear sus propias regiones y tener feedback sobre sus acciones”.

“Mark incluso consiguió un ‘Thank You Award’ por parte de la empresa gracias al trabajo que ha hecho con la herramienta. Este premio fue recomendado por un gran número de vendedores” dice Alex.

Resultados de ventas mejorados

“La accesibilidad a los datos se ha mejorado mucho para ventas; el pronóstico de ventas se usa 20 veces más que antes” dice Mark. “Es un modelo más o menos interactivo, en el que pueden profundizar hasta cierto mes. Esto ha mejorado en gran medida los resultados de ventas. Pueden ver las secuencias de pago subyacentes, que afectan los costes. Si un comerciante nos envía repentinamente muchos pagos caros, el vendedor puede verlo de inmediato y tomar medidas “.

“Los vendedores ahora responden el 100% de las preguntas que tenían previamente ellos mismos. Sin embargo, tenemos nuevos tipos de preguntas; “Que sucede si”. Por ejemplo, ‘si cambio el precio de esto, ¿cuál será el impacto?’ ” Dice Alex. Esto mejora la calidad del proceso de ventas. “Ahora, los administradores de cuentas pueden pasar más tiempo ayudando a sus comerciantes a vender más globalmente”.

“Una factura puede tener 100 líneas. Ahora podemos ver fácilmente si un pago determinado no se ha realizado. Esto brinda a nuestros vendedores una gran oportunidad de optimizar las posibilidades por comerciante “, explica Alex. “También podemos mejorar el servicio, mirando los costes para los comerciantes y aconsejándoles los mejores productos para su situación”. La aplicación nos permite tanto a nosotros como al comerciante optimizar el flujo.

Conocimiento en las instalaciones, herramientas fuera de las instalaciones

Mark y Yingyi jugaron un papel importante en la implementación de la solución en la nube de TM1. “Usamos un ‘modelo de entrenamiento’, en el cual asesoramos y entrenamos, mientras que Mark y Yingyi construyeron la mayor parte de la aplicación”, explica Bas. “Nos enfocamos en aprender a la vez que construimos, combinando recursos y orientación”, dice Eelco. “Creo que una empresa debería tener a alguien, o en realidad un mínimo de dos personas, que quieran aprender el nuevo sistema. Ten el conocimiento de primera línea ‘en casa’, y la plataforma, el soporte técnico y funcional fuera” dice Alex.

Texto: Danielle Gruijs
Fotografía: Mariske Krijgsman