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Grupo Jiffy – Planificación al detalle

El Grupo Jiffy opera a nivel mundial y ofrece una amplia gama de productos para el sector hortícola. Con el fin de obtener más detalle sobre su gama de productos, la organización está realizando un cambio de herramienta de Oracle Essbase (solución on-premise) a Oracle PBCS (solución en la nube).
Jiffy

“En teoría, una solución basada en la nube es atractiva”, explica Dirk-Jan Bax, del Grupo Jiffy, sobre su elección de PBCS (Oracle Planning and Budgeting Cloud Services). “La inversión inicial es menor, la escalabilidad es mejor y las actualizaciones de software se realizan automáticamente. Siempre tienes la última version”.

El Grupo Jiffy, que tiene su sede central en Kristiansand, Noruega, suministra sistemas de propagación, sistemas hidropónicos, contenedores y sustratos respetuosos con el medio ambiente a clientes de todo el mundo. La organización utiliza recursos renovables y materiales biológicos como la turba, el coco, la pulpa y otras formas de biomasa.

El Grupo Jiffy ha estado utilizando Hyperion Essbase durante varios años. La decisión de agregar una solución de planificación adicional se debió principalmente a la necesidad de una mayor funcionalidad y facilidad de uso, tanto para los usuarios finales como para los administradores de las aplicaciones. “Junto con Finext, pensamos cuál sería el paso más lógico”, dice Dirk-Jan. “Este tipo de decisión se toma para varios años y obviamente implica inversiones. Hyperion Essbase sigue siendo la base, pero además de eso, hemos podido añadir varios requisitos funcionales específicos con Finext “.

Informes financieros y comerciales

Esta organización internacional ha elegido una combinación de informes financieros y comerciales en su aplicación. “Dependiendo de su perfil de autorización, los usuarios ahora pueden usar varios informes, independientemente de si están más centrados en las finanzas o están orientados a las ventas”, explica Dirk-Jan. “Los usuarios recibieron estas noticias de manera muy positiva. Además, la forma en que la información está disponible se ha vuelto considerablemente más intuitiva para el usuario “.

Ahora podemos profundizar a nivel de artículo para ver qué producto se ha vendido desde qué almacén, a qué precio y con qué margen.

Dirk-Jan Bax

Los informes comerciales brindan detalles tales como cantidades de producción y de ventas, además de indicar qué personal de ventas ha vendido qué cantidad de productos. “Queremos utilizar los informes de ventas para dar una imagen clara de todas las dimensiones”, agrega Dirk-Jan. “Antes solíamos detenernos en el nivel de los grupos de productos con Hyperion Essbase, ahora podemos profundizar a nivel de artículo para ver qué producto se ha vendido desde qué almacén, a qué precio y con qué margen”.

Una combinación de dos bases de datos

Ese nivel de detalle impone demandas en las bases de datos subyacentes. “Hyperion Essbase tiene dos tipos de base de datos: la base de datos de almacenamiento en bloque es adecuada para el cálculo, mientras que el almacenamiento agregado está más centrado en la generación de informes”, explica Martin de Haan. Martin trabaja para Finext y está muy involucrado con la solución de planificación de Jiffy Group. “Una dimensión con mil miembros todavía cabe en el almacenamiento de bloques, pero si hay ocho mil miembros lleva mucho tiempo hacer los cálculos. En ese caso, se prefiere la base de datos de almacenamiento agregado “.

Para mantener el rendimiento de los informes detallados, se creó una solución especial. “Hemos elegido una combinación de dos tipos de bases de datos diferentes”, dice Martin. “Los cálculos se realizan primero en el nivel más bajo de la base de datos de almacenamiento de bloques y luego se agregan dinámicamente al nivel más alto en la base de datos de almacenamiento agregado”.

Esta combinación es particularmente necesaria para los informes de ventas. “Esto significa que no solo obtenemos los detalles a nivel de producto, sino que también hacemos cálculos en la base de datos de ventas”, nos dice Dirk-Jan. “Realiza cálculos como las conversiones de divisas y de YTD. Por cierto, los cálculos y los informes también son muy rápidos. Ambas bases de datos se utilizan en todo su potencial “.

Decisiones conscientes en la estructura

En la configuración de la herramienta se han tenido en cuenta más puntos aparte  del proceso de planificación actual. “Esta aplicación ofrece muchas más opciones que aún no se han utilizado”, dice Dirk-Jan. “Poco a poco, veremos qué opciones pueden tener un valor agregado para Jiffy”. En el futuro, el Grupo Jiffy desearía considerar la posibilidad de facilitar los requisitos del reporting y / o la planificación de los departamentos de producción y logística a través de PBCS. “En este momento, queremos establecer correctamente las dimensiones al nivel más alto, para evitar tomar decisiones de las que nos arrepintamos más adelante. Finext nos está ayudando con eso”.

Dirk-Jan ha estado trabajando con Finext durante casi veinte años. “Nos gusta trabajar con empresas que sean informales, pero con principios cuando sea necesario, y pragmáticas cuando sea posible. Queremos sentir que ambas partes están en la misma página. Finext tiene una mentalidad muy pragmática, que combinan con el conocimiento de la tecnología actual disponible en el mercado “.

Sin preocupaciones

Gabor Wieringa de Swap Support, organización hermana de Finext, también estuvo envuelta en el proyecto. Swap Support se especializa en soporte en aplicaciones EPM (Enterprise Performance Management). “Oracle hace una copia de seguridad por defecto todas las noches”, dice Martin, “pero si cometes un error que no encuentras antes del final del día siguiente, ese error estará en la última copia de seguridad. Gabor ha creado una copia de seguridad adicional que se puede activar manualmente y que almacenará esa copia de seguridad en un servidor de archivos “.

Básicamente, desde el punto de vista financiero, tienes un objetivo: Agregar valor y servir a tus clientes. Esta solución nos ayuda a hacer eso.

Dirk-Jan Bax

La colaboración con Gabor fue principalmente a través de Martin. “Eso es bueno; como usuario, no quiero preocuparme por eso “, dice Dirk-Jan. “Los problemas suelen aparecer en momentos desafortunados. En nuestro campo, siempre estamos trabajando para cumplir con los plazos; no hay mucha simpatía entre las partes interesadas si no podemos informar. Y con razón. Si nos topamos con algo que no podemos resolver nosotros mismos, llamo a Finext y sé que recibiré la atención adecuada. Rápidamente me ayudan a poner las cosas de nuevo en marcha . La cantidad de veces que se necesitó esto fueron muy limitadas, por cierto, y principalmente en la fase de inicio”.

Módulo de informes

El Grupo Jiffy está contento con la funcionalidad extra en la solución de planificación. “Ahora podemos crear informes y análisis mucho más fáciles”, dice Martin. “La capacidad de análisis ya estaba disponible en Hyperion Essbase hasta cierto punto, pero ahora hay una mayor profundidad con más detalles por dimensión. El módulo de informes nos brinda un valor agregado mayor “. Las dimensiones se importan automáticamente a través de PBCS, y luego usan FDMEE como herramienta de integración para carga de datos.

El valor añadido no solo proviene de las ideas de los informes, sino también de las mejoras en el proceso de creación de informes. “Cuando inicias PBCS, puedes seleccionar un informe. Utilizas un menú desplegable para elegir el grupo de productos “, dice Dirk-Jan.Además, para obtener una versión en papel, es fácil crear un PDF con todas las variantes del menú desplegable. Ese PDF también se puede leer fácilmente en la pantalla. “Obtienes un folleto de informes con solo presionar un botón”, dice Martin.

La nueva herramienta de planificación ahorra mucho tiempo. “Básicamente, desde el punto de vista financiero, tienes un objetivo”, concluye Dirk-Jan. “Agregar valor y servir a tus clientes. Esta solución nos ayuda a hacer eso”.