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CMI en 2 meses de Excel a HFM

Con sede en Hilversum, Consolidated Media Industries (CMI) es un grupo europeo innovador de proveedores de servicios de medios digitales con un enfoque común en la creación, gestión, distribución y monetización de medios digitales. CMI tenia una alta necesidad de establecer un proceso de reporting, por ello, se implementó una solución de reporting en el plazo de dos meses a través de la implementación de Oracle HFM y FDM.
Edwin van Dalen (Finext) y Richard van Kooij (CMI)

“Consolidated Media Industries (CMI) es una empresa en crecimiento, formada por la adquisición de varias compañías”, dice Richard van Kooij, controlador de grupo, CMI. “Además de la comunicación audiovisual, ahora también ofrecemos todos los servicios relacionados con la producción, como estudios y cámaras. Un buen ejemplo de esto es la grabación de partidos en Eredivisie (la liga holandesa de fútbol): Al finalizar la grabación, los datos se adaptan de tal manera que se pueden transmitir a los hogares, tanto en televisión como a través de Internet “.

Necesidad de informes estructurados

Con una facturación de más de 100 millones de euros, el grupo estaba buscando una solución completa que respaldara sus procesos de reporting. “Antes, esto se hacía de la manera ‘Matchmaking’. Implicaba agrupar todas las copias impresas de los informes de Excel “, dice Richard van Kooij al explicar la necesidad de estandarizar los procesos de elaboración de informes. “Empecé aquí el año pasado, poco después de que Peter Rademaker se convirtiera en director financiero. Peter y yo habíamos trabajado juntos en Eyeworks, donde también estandarizamos el proceso de reporting. A través de las adquisiciones, queremos expandir aún más CMI, de 100 millones a 200 millones de euros de facturación en el futuro. Por lo tanto, la necesidad de informes estructurados fue alta “.

Trabajamos con líneas de comunicación cortas. Podíamos tomar decisiones de inmediato sobre todos los problemas que encontramos.

Richard van Kooij, CMI

CMI optó por Oracle Hyperion Financial Management (HFM) y Financial Data Management (FDM). “Nos gustó el soporte de la funcionalidad orientada a procesos en HFM, y además los informes están más estandarizados”, dice Richard van Kooij. La decisión de elegir a Finext como socio de implementación se basó en experiencias previas. “En Eyeworks también trabajamos con Finext. Es una organización en la que no cabe el sinsentido. Cuando Peter y yo transferimos a CMI, contactamos de inmediato a Finext y le preguntamos ‘Queremos un nuevo sistema de consolidación, ¿qué puede hacer por nosotros?’ “.

Un corto plazo basado en las mejores prácticas

El proyecto para implementar HFM y FDM se caracterizó por un tiempo de ejecución muy corto. “Teníamos una fecha límite de dos meses en mente”, dice Richard van Kooij. “Y lo logramos, a pesar de los reveses técnicos”. Además, el proyecto también se mantuvo dentro del presupuesto.

“Trabajamos a partir de una ‘plantilla’ desarrollada por Finext. Esta plantilla se basa en nuestras mejores prácticas, que incluye nuestras experiencias con otras implementaciones “, dice Edwin van Dalen, consultor de Finext Performance Management. Esta forma de trabajar permitió la configuración del nuevo sistema de informes en dos meses.

“La implementación  comienza desde esta plantilla, por ejemplo, con un PyG, balance y flujo de caja estandarizados. Fue nuestro punto de partida, que ajustamos a los deseos de CMI “.

“Además, pasamos mucho tiempo al inicio del proyecto, definiendo opciones muy claras antes de construir. Una vez que haya comenzado a construir, no desea seguir una nueva ruta cada vez. Esto eventualmente costaría mucho más dinero y tiempo “, continúa Edwin van Dalen. “Primero defines el resultado y luego decides qué se necesita para obtener ese resultado”.

El corto tiempo de respuesta también se realizó porque Richard van Kooij pudo ahorrar tiempo extra durante el proyecto. Gracias a su esfuerzo y corto tiempo de respuesta, el proyecto se mantuvo al día. “Además, trabajamos con líneas de comunicación cortas, donde decidíamos juntos lo que queríamos. Podíamos tomar una decisión en el momento sobre cada problema que nos encontrabamos “, agrega Richard van Kooij. Él es positivo sobre el papel de Finext. “La cooperación fue muy buena, rápida y para nuestra completa satisfacción”. “Los caracteres también se combinan bien”, dice Edwin van Dalen. “Se nota que Richard quiere cambiar de marcha rápidamente. Podemos trabajar de forma remota, por lo que si algo no funciona por la noche, podemos solucionarlo de inmediato “.

Conocimiento técnico especializado

Al mirar hacia atrás en el proyecto, Richard van Kooij ve una clara ‘lección aprendida’ en el aspecto técnico de la implementación. “Durante el proyecto encontramos problemas técnicos. Un especialista de Swap Support nos ha ayudado a resolverlos “. Swap Support, una organización hermana de Finext, se especializa en la administración, el alojamiento y el diseño de la infraestructura técnica de las aplicaciones de Performance Management.

“Al principio, nos decidimos por una implementación en nuestros propios servidores, porque somos un centro de conocimiento de IT”, dice Richard van Kooij. “Sin embargo, subestimamos la cantidad de conocimiento técnico necesario para configurar un paquete de consolidación. Tomó más tiempo de lo que esperábamos “.

Hay muchas cosas que podemos hacer nosotros mismos, pero hay otras que debes dejárselas hacer a otros

Richard van Kooij, CMI

De modo que estas líneas de comunicación cortas son efectivas. “Después de las llamadas telefónicas con Finext y con Swap Support, el problema fue resuelto. Cooperaron directamente con nuestro departamento IT, por lo que podíamos seguir trabajando en el desarrollo mientras tanto “.

Ahorro en costes de auditoría

CMI está contenta con los resultados de la rápida implementación. “Elaborar los informes cuesta poco tiempo”. Es solo cuestión de presionar un botón, 20 segundos de espera y los informes se completan “, dice Richard van Kooij. “Las cuentas anuales también están vinculadas a HFM. Además, utilizamos un nuevo sistema para informes de flujo de caja, estados de cambios, resultados preliminares y la auditoría mensual. Ahora todo está disponible casi inmediatamente”.

Además de una mejora en el proceso de presentación de informes, la implementación de HFM y FDM también implica ahorros. “HFM ayuda en el proceso de las cuentas anuales. Solo este año hemos ahorrado más de 100.000 euros en los costes de nuestros contables. La consolidación en particular fue desastrosa el año pasado. El registro de auditoría a través de FDM es de gran ayuda para nosotros. El año pasado la auditoría duró varias semanas, ahora solo lleva unos pocos días “. Por lo tanto, CMI está muy satisfecha con la decisión de implementar FDM. “Inicialmente dudamos si deberíamos comprar FDM debido a los costes. Con el registro de auditoría, y con los ahorros en los costes de los contables, el caso de negocios para la implementación se completa al mismo tiempo “.

Edwin van Dalen ve otra ventaja del nuevo proceso de informe estructurado. “Las subsidiarias son responsables de entregar los informes mensuales, no la compañía holding. Los datos realmente deberían ingresarse localmente, para que este trabajo no se realice a nivel corporativo, sino por parte del negocio. Las empresas pueden dedicar tiempo a la consolidación y al análisis de los informes “.

Dilemas

Un dilema era cuántos años de datos históricos transferir. “Hemos elegido transferir un año completo. Eso era todo lo que había disponible, porque antes de eso, cada compañía tenía su propio formato de informe, por lo que era imposible transferir más años”.

“Como queríamos tener ciertas perspectivas, tuvimos que considerar a fondo los cambios para el flujo de caja”, continúa Richard van Kooij. “Es muy útil si puedes trabajar junto con alguien que es pragmático. Edwin, por ejemplo, sabe cómo funciona un estado de flujo de caja y puede proponer sugerencias específicas. Es agradable trabajar con alguien que tenga conocimiento relevante, en lugar de con un programador o líder de proyecto que tenga menos experiencia “.

Sistema escalable

“Ahora estamos en el proceso de asumir dos compañías en los Estados Unidos. Una vez que se haya hecho eso, ellos también tendrán que informar en HFM, con todos los desafíos de informes que implica lidiar con las tasas de cambio. Nunca se acaba de mejorar el proceso de generación de informes, es una operación continua. Por lo tanto, no reduciremos el soporte de Finext. Hay mucho que podemos hacer nosotros mismos, pero hay cosas que solo debes dejar a otros “.

Texto: Danielle Gruijs
Fotografía: Kees-Jan Bakker Fotografie