Cases & inspiratie

Vloeiend migratieproces bij Attero

Attero verwerkt bedrijfs- en huishoudelijk restafval tot bruikbare grondstoffen en duurzame energie. Tijdens de migratie naar SAP BPC 10 benutte de innovatieve organisatie de ‘migratiestraat’, een aanpak om een vloeiende upgrade te realiseren. Ook de training van de gebruikers werd tijdens de migratie benut, om zo met werkelijke cijfers en processen te testen.
Julia Heinemann, Pieter Bas ter Maat, Bert Snippe en Naïda Sadzak

Attero verwerkt bedrijfs- en huishoudelijk restafval tot bruikbare grondstoffen en duurzame energie. Tijdens de migratie naar SAP BPC 10 benutte de innovatieve organisatie de ‘migratiestraat’, een aanpak om een vloeiende upgrade te realiseren. Ook de training van de gebruikers werd tijdens de migratie benut, om zo met werkelijke cijfers en processen te testen.

“Binnen Attero hebben we het beleid om bij te zijn met de technieken,” vertelt Bert Snippe, Hoofd Reporting en FA bij Attero, over de aanleiding om te migreren naar SAP BPC 10. “Daarnaast krijgen verouderde pakketten geen service meer vanuit de software leverancier. Je weet dat je een keer over moet naar de nieuwe versie.” Op vijftien operationele locaties van Attero verwerken 750 medewerkers onder meer het huishoudelijk restafval van enkele miljoenen Nederlanders. Het doel is zoveel mogelijk bruikbare grondstoffen terug te winnen, duurzame energie te leveren en nuttige producten te produceren.

Laatste versie -1
Bij de migratie is de timing ten opzichte van andere projecten goed afgewogen. “Een half jaar lang stond alles in het teken van de software weer op het juiste niveau brengen, zo hebben we eerder dit jaar een grote SAP-upgrade gedaan, inclusief CRM,” vertelt Pieter Bas ter Maat, projectleider IT bij Attero. “We willen met elke nieuwe versie mee, zodat je elk jaar een stap maakt. Dan wordt de impact kleiner en is de upgrade beter te overzien. Ons beleid is om altijd de laatste versie -1 te gebruiken.”

Als je niet bij bent qua upgrades, krijg je meer maatwerk. Er moet tenslotte toch een oplossing gevonden worden.

Bert Snippe

“Door steeds een recente versie te gebruiken krijgen we ook weer toegang tot nieuwe functionaliteiten,” zegt Bert. Dat brengt meer mogelijkheden met zich mee. “Als je niet bij bent qua upgrades, krijg je meer maatwerk. Er moet tenslotte toch een oplossing gevonden worden. Als je een recente versie gebruikt heb je de mogelijkheid om de requirements via de bestaande functionaliteiten van de software op te lossen.”

Migratiestraat
Om de migratie naar SAP BPC 10 soepel te laten verlopen, gebruikte de organisatie de ‘migratiestraat’. Dit is een specifieke aanpak voor het migreren naar nieuwere versies, ontwikkeld door Swap Support en haar zusterorganisatie Finext.

“De stap naar SAP BPC 10 is een grote,” vertelt Naida Sadzak van Finext. “Dat moet projectmatig aangepakt worden, maar is geen nieuwe implementatie.” Daarmee valt de migratie precies op het snijvlak van beheer en implementatie. De ‘migratiestraat’ combineert dan ook beheerexpertise vanuit Swap Support gecombineerd met de implementatiekennis van Finext.

“De zwaarte van de migratie ligt in het herbouwen van de inputschedules en reports,” vertelt Julia Heinemann van Swap Support. “Om de organisatie te ontlasten, bereiden we zowel het herbouwen als de technische stappen op de Service Desk voor.”

Binnen de aanpak is Swap Support het eerste aanspreekpunt voor Attero. “Swap Support, de business en ICT zijn een driehoek, die als gelijkwaardige partners met elkaar samenwerken,” vertelt Pieter Bas. “Het is niet zo dat ICT het project leidt; we spreken af wie wat doet, en maken het dan met elkaar mogelijk.”

Het testen was meteen een training on the job, met de werkelijke cijfers in de werkelijke omgeving.

Pieter Bas ter Maat

Trainen en testen
De training van de eindgebruikers werd benut voor het testen van de applicatie. Julia: “Er wordt vaak getest in happy views, bijvoorbeeld door iemand met alle rechten. Nu hebben we getest met een echte maandafsluiting, in plaats van een voorbeeldcase. Daardoor laat je specifieke gebruikers hun eigen processen doorlopen.” “Iedereen had zijn of haar eigen spullen meegenomen waarmee zij de volgende maandafsluiting zouden doen,” vertelt Bert. “Dan loop je tegen kleine dingen uit de dagelijkse praktijk aan.”

“Het was meteen een training on the job, met de werkelijke cijfers in de werkelijke omgeving,” zegt Pieter Bas. Hij ziet duidelijk voordelen van deze aanpak. “Hoe meer je tegen de werkelijkheid aan zit met je training, hoe meer de mensen het daadwerkelijk herkennen als hun werk.”

Tijdens het gecombineerde trainen en testen waren Julia en Naida aanwezig om meteen op vragen te kunnen reageren. Tegelijkertijd zaten er bij de Servicedesk mensen klaar om kleine aanpassingen meteen in de applicatie door te voeren.

Korte doorlooptijd
De migratie kenmerkte zich door een korte doorlooptijd. “We hebben het in een bijzonder korte periode gedaan, met een doorlooptijd van 6 tot 8 weken,” vertelt Bert. “Het grote voordeel is dat je tot op de dag, zelfs tot op het uur nauwkeurig, aan het plannen bent, waardoor je capaciteit binnen de organisatie kunt claimen.”

De resultaten zijn positief. “We zijn tijdens de halfjaarafsluiting, vlak na de live gang, niet tegen problemen aangelopen,” zegt Bert. “De gebruikers kunnen soepel doorgaan met hun werkzaamheden, dat is bij een migratie eigenlijk het grootste compliment.”

Tekst: Danielle Gruijs
Beeld: Patrick Nagtegaal