Cases & inspiratie

Inzicht in acquisities en cashflow statements bij Aalberts

Voor Aalberts Industries, met 80 acquisities in de afgelopen 20 jaar, is het kunnen verwerken van acquisities in de consolidatie essentieel. Automatische cashflow statements en periodiek consolideren maken dit mogelijk. John Eijgendaal van Aalberts Industries vertelt hoe het in één hand houden van consultancy, hosting en beheer zorgt voor een betrouwbaar en flexibel consolidatiesysteem.
V.l.n.r.: John Eijgendaal (Aalberts Industries), Alwin Berkhout (Finext), Ad de Greef (Aalberts Industries)

“Eind 2006 liepen we tegen de beperkingen van ons vorige consolidatiesysteem aan, met name rondom analyse en rapportage,” vertelt John Eijgendaal, CFO van Aalberts Industries. Aalberts Industries, opgericht in 1975 en beursgenoteerd sinds maart 1987, is een internationaal actieve specialist in industriële producten, systemen en processen met hoogwaardige technologische kennis. De keuze viel op SAP BPC, destijds nog onder de naam Outlooksoft. Een belangrijke afweging was het kunnen verwerken van acquisities en het centraal onderhoud van de applicatie. “We doen meerdere acquisities per jaar, de afgelopen 20 jaar hebben we 80 bedrijven overgenomen,” zegt John Eijgendaal. “We hebben nu 150 locaties wereldwijd, 23 jaar geleden waren het er 5. In het vorige systeem konden we de acquisities maar met beperkte functionaliteit kwijt. Zo moesten we bijvoorbeeld via Excel gedeeltelijk handmatig een cashflow statement maken.”

Periodieke consolidatie

“In de tweede fase van de implementatie hebben we een automatische berekening van de overnamebalans ingebouwd; het ‘periodiek consolideren’,” zegt Alwin Berkhout, consultant bij Finext en vanaf het eerste contact nauw betrokken bij het project. “Denk bij periodieke consolidatie niet alleen aan het automatisch verwerken van de juiste beginstanden, het corrigeren van de movements en het behouden van de historie van acquisities, maar ook aan het converteren van local currency met behulp van zogenaamde ‘fixed rates’.”

Periodieke consolidatie geeft Aalberts Industries de mogelijkheid om automatische cashflow statements te genereren. “We hebben de contributie aan de consolidatie groepen zo ingericht, dat je ze van maand tot maand kunt organiseren en de periodieke consolidatie kunt laten werken,” vertelt Ad de Greef, Group Controller bij Aalberts Industries. “Daarnaast worden de posten 100% automatisch verwerkt, ook richting de cashflow.”

“De koersverschillen worden er nu uitgefilterd, waardoor je de werkelijke cashflow krijgt, wat een enorme verbetering is. Hiervoor waren de koersverschillen onderdeel van alle cashflow mutaties, nu worden de koersverschillen uit de individuele cashflow mutaties gefilterd en gepresenteerd op één post,” vult John Eijgendaal aan. “Onze audit trail wordt hiermee ook beter. We kunnen nu de koersverschillen in de afgelopen jaren laten zien, zowel in equity als cashflow statements. Zeker met onze exposure in de VS en de UK is dit belangrijk.”

Acquisities en currency updates

Het geautomatiseerd verwerken van acquisities en currency updates is een groot verschil met de oude situatie. “Bij acquisities moesten we voor alle 30 reporting units handmatig separate applicaties inclusief data uitsturen,” vertelt Ad de Greef. “Dit deden we een paar keer per jaar.” “Ook bij currency updates deden we dit vroeger handmatig,” vult John Eijgendaal aan. “Iedereen werkt nu met dezelfde actuele exchange rates.”

De periodieke consolidatie levert ons een kortere doorlooptijd, snellere analyses en snellere acties op.

John Eijgendaal, Alberts Industries.

“Bovendien kunnen we ‘What if’-analyses doen waar de koersomrekeningen in verwerkt zijn. Daarmee hebben we zicht op de autonome groei zonder koersverschillen,” vertelt John Eijgendaal verder. “Het is een technisch hoogstandje, maar als gebruiker ervaar je de complexiteit niet. Dan zie je alleen automatisch de cashflow eruit rollen.”

“De periodieke consolidatie levert ons een kortere doorlooptijd, snellere analyses en snellere acties op,” vertelt John Eijgendaal. “Bovendien is de kwaliteit van de data enorm verbeterd.” “Door gebruik te maken van diverse validaties, is de kwaliteit al goed op het moment dat de cijfers vanuit de groepsmaatschappijen worden aangeleverd, ” vult Alwin Berkhout aan. Er is nog een ander voordeel voor de groepsmaatschappijen. “Er zijn groepsmaatschappijen die lokaal meerdere entiteiten moeten consolideren, vaak ook in meerdere valuta. Zij kunnen dit nu binnen dezelfde tijdspanne realiseren als de enkelvoudige entiteiten,“ zegt John Eijgendaal.

Gebruiksvriendelijk

Ook de eindgebruikers zijn enthousiast over de mogelijkheden van het rapportage & consolidatiesysteem. “Bij de start hebben we 60 – 70 collega’s in house getraind. Die waren meteen enthousiast, omdat het systeem gebruiksvriendelijk is, met een herkenbare Excel functionaliteit,” zegt Ad de Greef. “Nieuwe gebruikers werken zich snel in; ze kunnen na een korte kennismaking onmiddellijk aan de slag.” “We maken gebruik van een combinatie van handmatige input schedules en automatische uploads. Het kan ook bijna niet fout gaan, want alle gebruikers weten wat ze moeten invullen,” zegt John Eijgendaal. “De feedback van de gebruikers is dat het weliswaar een tool is van de groep, maar dat ze er echt iets mee kunnen. Bovendien scheelt het ze ook nog eens tijd.”

Consultancy, hosting en beheer in één hand

Aalberts Industries heeft de hele keten van consultancy, hosting en beheer rondom Performance Management uitbesteed aan de combinatie van Finext en Swap Support. “Het voordeel is dat we nu alles in één hand houden, met één aanspreekpunt,” zegt Ad de Greef. “Hiervoor moesten we met meerdere leveranciers contact opnemen als er een probleem was, bijvoorbeeld met de interne support, de toenmalige hosting partij, SAP en Finext.”

“Het feit dat we nu één loket hebben, levert ons kortere doorlooptijden bij problemen op,” vult John Eijgendaal aan. “Bovendien is er bij Swap Support kennis van ons bedrijf en van de functionaliteit van de applicatie. Ze begrijpen wat we vragen, ongeacht van welke aard de vraag is: technisch, functioneel of hosting gerelateerd. Daardoor weten ze hoe belangrijk een bepaalde vraag is voor ons, en wanneer er maximale druk gezet moet worden om snel met een oplossing te komen.”

Het feit dat we nu één loket hebben, levert ons kortere doorlooptijden bij problemen op.

John Eijgendaal, Aalberts Industries

“De gebruiksvriendelijkheid, stabiliteit en kracht van de tool helpen mee om iedereen gemotiveerd te houden voor het systeem,” zegt Ad de Greef. Hij noemt nog een ander voordeel van het inschakelen van de hele keten rondom Performance Management. “Bij de overgang naar Swap Support zijn we ook meteen naar een nieuwe versie van SAP BPC gemigreerd. Door het in één hand houden van de activiteiten is de migratie vlekkeloos gegaan.”

Eerst organiseren, dan automatiseren

“Zorg voor een goede voorbereiding. Eerst organiseren, dan automatiseren,” zegt John Eijgendaal gevraagd naar advies voor andere organisaties die hun consolidatie willen optimaliseren. “Als je midden in 4 acquisities zit, moet je niet proberen om een pakket te selecteren waar dat ook in past. We hebben dit gefaseerd aangepakt. In fase 1 hebben we alleen de basis elementen opgenomen, het verwerken van de acquisities hebben we pas in fase 2 ingevoegd.” “Hierdoor ging de overgang geruisloos,” vult Ad de Greef aan. “Zowel voor onszelf en de gebruikers in het veld als voor de dochterbedrijven die we sindsdien geacquireerd hebben,” zegt John Eijgendaal. “Nu plukken we de volle vruchten.”

Tekst: Danielle Gruijs
Beeld: NFP Photography