Cases & inspiratie

Finance & IT trekken samen op bij Wavin

Wavin wilde de betrouwbaarheid en continuïteit van haar consolidatiesystemen beter borgen. Bij het verbeteren van de performance van managementinformatiesystemen is interne samenwerking cruciaal. Rob den Butter van Wavin vertelt over de gezamenlijke belangen van IT & Finance. Denken vanuit een gedeeld doel helpt.
V.l.n.r.: René Meier, Joep van den Aker, Wim Wind, Kasper van Dongen (Swap Support) en Rob den Butter

Het tweedelijns functioneel beheer wordt al langer uitbesteed aan Swap Support, een zusterorganisatie van Finext. Nu is daar ook het technische beheer en de hosting aan toegevoegd. “SAP BPC 7.0 was aan vervanging toe, een upgrade naar SAP BPC 7.5 zou de performance moeten verbeteren. Dit bleek echter niet uit de testen bij de vorige hosting partij, dat gaf ons te weinig vertrouwen in hen,” vertelt Joep van den Aker, ICT Manager bij Wavin. Gezien de noodzaak om te upgraden is het conversieproject dan ook breder getrokken.

“De betrouwbaarheid van het systeem is voor ons cruciaal. We willen borgen dat het systeem continu, goed en betrouwbaar functioneert,” zegt Rob den Butter, Consolidation & Reporting Manager bij Wavin.

Wavin besloot om het totale beheer rondom SAP BPC, inclusief de hosting, uit te besteden aan Swap Support. “We hebben eerst een ‘proof of concept’ gedaan, om te laten zien dat de performance daadwerkelijk zou verbeteren,” vertelt Kasper van Dongen, projectleider vanuit Swap Support. ”SAP BPC is een specifiek systeem, dat vraagt om een specifieke inrichting op de server en een partij die daar ervaring mee heeft,” zegt Wim Wind, technisch beheerder bij Wavin.

SAP BPC is een specifiek systeem, dat vraagt om een specifieke inrichting op de server en een partij die daar ervaring mee heeft.

Wim Wind, Wavin

Een referentiebezoek aan Endemol, die het totale beheer rondom de consolidatiesoftware ook heeft uitbesteed aan Swap Support, hielp bij de beslissing om over te stappen. “De situatie bij Endemol is vergelijkbaar qua grootte en omvang, wellicht is hun omgeving zelfs nog iets ingewikkelder en de applicatie nog iets zwaarder. Bij Endemol functioneerde het systeem heel goed,” zegt Rob. “We konden in de praktijk zien dat de rapporten snel geopend en goed verzonden werden,” vertelt René Meier, Senior Consolidation & Reporting Specialist bij Wavin.

Remote Desktop Server versus client

In de nieuwe situatie wordt gebruik gemaakt van een Remote Desktop Server (RDS), waarbij rechtstreeks op de server gewerkt wordt. “Met RDS ga je virtueel door het internet heen. Via je eigen laptop ga je naar de server, waar je rechtstreeks op werkt. Je haalt geen data meer over de lijn, waardoor er minder vertragingen ontstaan. Met een ‘client’-versie werk je op je laptop, waarbij er data van de server afgehaald wordt naar je laptop en weer terug,” legt Kasper uit. “Als het netwerk in bijvoorbeeld Turkije of Rusland slecht is ontstaat er vertraging bij het heen en weer halen van data.”

”Zeker over grote afstanden met lijnen van mindere kwaliteit blijkt werken met RDS een hele goede methode te zijn,” zegt Joep. “We zijn nu minder afhankelijk van de lokale IT netwerk infrastructuur. Deze onafhankelijkheid geeft een betere kwaliteit voor de performance en de stabiliteit. Voorheen maakten wij alleen gebruik van clients.”

We hebben nu een stabiele omgeving, met een servicedesk die snel kan helpen en problemen kan oplossen.

René Meier, Wavin

“Dat gaf een dusdanige druk op het netwerk, vooral tijdens de maandafsluitingen, dat wij vaak met performance problemen geconfronteerd werden. We wilden dat SAP BPC een applicatie voor de totale groep zou worden, zodat ook de regio’s voordelen uit het systeem konden halen,” vertelt René. “Doordat de performance van het systeem onder de maat was, is dat niet van de grond gekomen. Met de nieuwe inrichting lukt dat nu wel.”

Per land is een afweging gemaakt voor een werkwijze via een Remote Desktop Server of een client. “Clients zijn iets goedkoper, omdat je bij RDS voor elke gebruiker ook Office licenties op de server nodig hebt,” legt Kasper uit. “Het is een bewuste keuze; alleen daar waar nodig gebruiken we RDS.

Dat betekent bijvoorbeeld dat Turkije wel RDS gebruikt, terwijl heel Scandinavië – waar het netwerk heel goed is – via clients werkt.”

Eén aanspreekpunt

Tijdens de upgrade naar de nieuwe versie van SAP BPC heeft een specialist van Finext meteen een aantal wijzigingen geïmplementeerd. “De migratie naar de nieuwe omgeving en de upgrade naar SAP BPC 7.5 verliep vrij probleemloos,” zo vertelt Wim. “De IP-tunnels vroegen om de meeste tijd en inspanning. Je moet 2 externe partijen bij elkaar brengen, de poorten moeten open staan en aan beide kanten wordt gebruik gemaakt van verschillende hardware. We hebben geleerd dat je hele goede specificaties moet hebben als je meerdere (externe) partijen bij elkaar brengt. Het is één van de redenen dat we blij zijn dat we nu één aanspreekpunt hebben. Dat maakt het een stuk eenvoudiger, ook naar de gebruiker toe. We hebben nu één servicedesk waar je de vragen kunt neerleggen.”

“We hebben nu een stabiele omgeving, met een servicedesk die snel kan helpen en problemen kan oplossen,” zegt René. “Voor de gebruikers is de snelheid verbeterd. Bovendien kan alles nu op de laptop en zijn de oude computers van de bureaus verdwenen. Sommigen hadden nog twee computers naast elkaar staan,” sluit Rob aan.

Het gezamenlijke belang van Finance & IT

In de praktijk hebben Finance en IT vaak verschillende perspectieven. Bij Wavin wordt hier bewust mee omgegaan. “In onze ervaring werkt het goed als IT en de functionele groep uit de business samen optrekken in het project. We werken met twee projectverantwoordelijken; als die goed met elkaar afstemmen, kun je de twee perspectieven goed bij elkaar brengen,” vertelt Joep. ”Eigenlijk hebben we hetzelfde belang; we willen allemaal dat de gebruikers van het systeem elke maand de consolidatie goed kunnen opleveren.” “Dedicated resources met korte lijnen, zowel vanuit de business als IT, is één van de sleutels van het succes geweest,” zegt Rob.

Belangrijk daarbij is om de dedicated resources lang genoeg op het project te houden. “Het is de valkuil bij het einde van een project; te snel weer overstappen op de normale activiteiten zoals het budget,” vertelt René. “Eigenlijk moeten we nog even wat laatste puntjes op de i zetten.”Wavin is recent overgenomen door Mexichem. “Dit betekende dat wij onze rapportages moesten aanpassen naar hun structuur en tijdslijnen. Deze overgang is soepel verlopen.” De aangepaste rapportage structuur en het nieuwe rapportage format was in korte tijd geïmplementeerd in SAP BPC. “Onze Mexicaanse moeder kijkt met veel interesse naar SAP BPC en de functionaliteit die dat biedt,” vertelt Rob.

Flexibiliteit

De vier betrokkenen vanuit Wavin zijn positief over de rol van Swap Support. “Het is een professionele organisatie, heel doelgericht. De korte lijnen en de flexibiliteit waren heel prettig,” zegt Rob. “Er was een projectplan van zes maanden, na twee maanden hadden we één maand voorsprong, die we echter moesten inleveren door de situatie rondom de netwerktunnels. De flexibiliteit waarmee Swap Support zich opstelde heeft er echt voor gezorgd dat we binnen tijd en binnen budget konden opleveren.” “Dat is ook te danken aan de flexibiliteit van de partijen waarmee wij samenwerken, zoals onze netwerkpartner Referit,” zegt Kasper.

”Er is een groot verschil tussen een kleinere partner zoals Swap Support of een grote partner,” zegt Rob. “Een grote partner is heel gestandaardiseerd, met een bepaalde manier van communiceren. Een kleinere partij als Swap Support kan veel flexibeler zijn. Dat is een groot voordeel. Je weet wie je moet hebben. Als ik Kasper bel voor iets, zorgt hij ervoor dat het opgelost wordt. Je hoeft niet zes keer je verhaal te doen. Het commitment is hoog om situaties op te lossen.” “Bij de servicedesk zitten mensen die je snel kunnen helpen en echt kennis hebben,” vult René aan. “Voor iets meer kosten hebben we nu een veel beter systeem,” concludeert Rob.

Tekst: Danielle Gruijs
Beeld: Mariske Krijgsman