Cases & inspiratie

Eén gedeelde manier van werken bij Heijmans

Heijmans is bijna klaar met het bedrijfsbreed uniformeren van haar ERP-landschap. De upgrade van SAP BPC helpt hierin, met een overstap van Microsoft naar Netweaver en de integratie met SAP ECC. Het bouwbedrijf kan daarmee op maandbasis in meer detail rapporteren, rechtstreeks vanuit het grootboek naar de consolidatie.
Wietse Mol, Kees Leenders en Robin Whelan

De upgrade van SAP BPC en de migratie van een Microsoft-platform naar Netweaver passen in een breder SAP-programma binnen Heijmans. “Ons SAP-programma is erop gericht om de grip te verbeteren en de efficiency te verhogen,” vertelt Kees Leenders, SAP-programmamanager binnen Heijmans.

“We zijn een heel diverse organisatie,” vertelt Robin Whelan, accounting & reporting specialist bij Heijmans. “Grote en kleinschalige projecten, maar ook recurring business. Al deze processen moeten in de nieuwe gestandaardiseerde modellen mee.”

Van aandeelhoudersmodel naar centralisatie

De diversiteit is in de jaren ’90 ontstaan. Kees: “Heijmans is toen sterk gegroeid; we hebben veel bedrijven overgenomen die elk hun eigen systeem hadden. Voorheen hanteerden we meer een gedecentraliseerd bedrijfsmodel, nu willen we meer centrale regie en één gedeelde manier van werken.”

De beoogde standaardisatie betekent wel wat voor de consolidatieprocessen. ”In BPC komt alles samen. Daarom word je bij een upgrade van BPC per definitie geconfronteerd met alle bedrijfsstromen binnen het concern,” vertelt Wietse Mol van Swap Support. Swap Support verzorgt al jaren het beheer van de SAP BPC-applicatie voor Heijmans.

Uitbesteden is een vorm van risicobeheersing. Stel, je hebt maar één persoon met deze kennis in huis en die valt weg.

Robin Whelan

Risico’s mijden

Het uitbesteden van het beheer van de consolidatieapplicatie bevalt Heijmans overigens goed. Robin: “Het is een vorm van risicobeheersing. Stel, je hebt maar één persoon met deze kennis in huis en die valt weg. We willen dat deze kennis optimaal geborgd is en wij hierin ontzorgd worden.” “De samenwerking met Swap Support is heel goed, het is één van de beste partijen in de markt,” zegt Kees. “In het verleden hebben ze al bewezen dat ze dit soort projecten goed aankunnen. Ik wilde dit project dan ook alleen maar samen met Swap Support doen.” Robin: “Je hebt een partner nodig die zowel de business als finance snapt. Maar ook een partij die snel kan schakelen als je tegen obstakels aanloopt in het project. Swap Support verkrampt dan niet, maar gaat gewoon aan de slag.”

Naast het oplossen van issues en het upgraden van de applicatie helpt Swap Support ook om processen steeds efficiënter te maken. Robin: “Voorheen moesten we bijvoorbeeld ieder kwartaal gedurende 2-3 dagen de standaard rapport-layouts integraal checken om te zien of elk cijfer klopt. Daarin heeft Swap Support een slag geslagen door het volledig te automatiseren. Dat scheelt ons veel tijd.” Ook de beheerprocessen zelf worden zo steeds efficiënter. Wietse: “Na 7 jaar beheer is er nog maar 25% van het originele contract nodig.”

Upgrade tijdens SAP ECC-transitie

De upgrade van SAP BPC vindt midden in de transitie van SAP ECC plaats, waarbij de aansluiting op dit SAP ERP-systeem een belangrijke doelstelling binnen de upgrade is. “Sommige bedrijfsonderdelen waren al over op ECC, andere nog niet. Bovendien moest een aantal bedrijfsstromen nog over op de nieuwe uniforme chart of accounts,” vertelt Kees.

Om de bedrijfsstromen, met samen zo’n 200 juridische entiteiten, ook tijdens de SAP ECC-transitie goed te ondersteunen, worden verschillende varianten van het model gebouwd. Robin: “We ontwikkelden drie verschillende modellen; één voor handmatige invoer, één met een interface met een mapping naar de chart of accounts van het lokale bronsysteem en één model met een rechtstreekse interface via ECC. Wietse: “Als de implementatie van ECC verder vordert, neemt de complexiteit weer af. Op dat moment kun je deze extra modellen uitfaseren.”

Van Microsoft naar Netweaver en HANA

Naast de stap van Microsoft naar Netweaver, zet Heijmans nog een stap: naar HANA Enterprise Cloud (HEC), het nieuwste technologieplatform. “Dat past bij de Heijmans strategie van ‘cloud tenzij’,” legt Kees uit. De stap naar HANA levert veel performance winst op. “Niet zozeer bij het maken van rapporten, dat is ongeveer net zo snel als vóór de overstap naar HANA,” zegt Robin. “Je kunt echter wel veel meer doorsnijdingen maken en dieper de materie in.” “Het rapport is net zo snel, maar met acht keer zo veel data,” vertelt Wietse.

We rapporteren sneller, met meer transparantie en minder kans op fouten.

Kees Leenders

Kees en Robin zijn positief over de vernieuwde consolidatieoplossing. “Nu kunnen we 200 entiteiten binnen de applicatie consolideren, hiervoor hadden we omwille van de performance een tussenstap nodig met 30-40 voorconsolidaties in Excel,” vertelt Kees. “We rapporteren sneller, met meer transparantie en minder kans op fouten.” De aansluiting op het grootboek helpt hier zeker in. Kees: “We hebben een aantal dagen doorlooptijd gewonnen, handmatig overkloppen kost veel tijd.”

De integratie met SAP ECC biedt ook voordelen aan de gebruikers. Wietse: “We hebben de eindgebruikers hiermee iets terug kunnen geven. Consolidatie is vaak een verplichting; je moet data invullen die je eigenlijk als gebruiker al kent. De integratie vanuit het grootboek naar de consolidatie maakt het leven van de gebruikers makkelijker.”

Dichter op de projecten

Ook helpt de upgrade om te voldoen aan IFRS. Robin: “De consolidatieregels zijn een aantal jaren geleden veranderd met de invoering van IFRS 11, waardoor we nu op twee manieren consolideren. Voor de verslaglegging aan de banken nemen we de entiteiten volledig mee, voor de interne en overige externe rapportage niet. Nu kunnen we alle entiteiten inlezen en vervolgens op twee manieren consolideren.” “Het schept mogelijkheden om op maandbasis en in groter detail te rapporteren. Daardoor kunnen we nog dichter op onze projecten zitten,” concludeert Kees.

Tekst: Danielle Gruijs
Beeld: Kees-Jan Bakker Fotografie